Polityka ochrony danych osobowych („Polityka”)

I. Zakres stosowania Polityki

1. Piotr Bieńkowski prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod nazwą FHB ELEKTRONARZĘDZIA Piotr Bieńkowski z siedzibą w Warszawie (02-663) przy ul. Domaniewskiej 9/11 lok.149 („FHB” lub „Administrator”) będący operatorem platformy zamówień internetowych B2B Mistral dostępnej dla Użytkowników (zgodnie z poniższą definicją) po nadaniu stosownego loginu oraz hasła pod adresem https://zakupy.fhb.pl („Platforma Zakupowa”) jest administratorem w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), w odniesieniu do danych osobowych Użytkowników, będących osobami fizycznymi oraz danych osobowych jednoosobowych działalności gospodarczych, w imieniu których działają Użytkownicy („Użytkownik”). Oznacza to, że FHB ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych Użytkowników we własnym zakresie i na własną odpowiedzialność.

2. W przypadku pytań lub wątpliwości, co do tego, jak chronione są dane osobowe Użytkowników przez FHB, prosimy o kontakt z FHB (adres mailowy znajduje się w części XII tego dokumentu).

3. Dane osobowe to wszelkie informacje, które mogą identyfikować osobę fizyczną, na przykład jej imię i nazwisko, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, adres do doręczenia zamówionych towarów, NIP oraz nr REGON. Kiedy w poniższym dokumencie jest mowa o „przetwarzaniu”, mamy na myśli wszelkie czynności i operacje wykonywane na danych osobowych (np. ich przechowywanie czy analizowanie na potrzeby świadczenia usług).

4. Celem tej Polityki jest określenie działań podejmowanych przez FHB w zakresie ochrony danych osobowych przetwarzanych, w tym zbieranych za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Wszelkie nasze działania podlegają przepisom prawa, które obowiązują w zakresie ochrony danych, na przykład RODO czy Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku (Dz.U. 2018, poz.1000). Nasza Polityka ochrony prywatności podlega przepisom prawa polskiego i jest zgodna z RODO.

5. Dane osobowe obejmujące imię i nazwisko oraz NIP otrzymaliśmy podczas Twojego pierwszego kontaktu z przedstawicielem handlowym FHB. Pozostałe dane osobowe zostały przez nas uzupełnione po ich pobraniu z publicznie dostępnych rejestrów (CEIDG, KRS, bazy internetowej REGON).

6. Korzystanie przez Ciebie z Platformy Zakupowej, możliwe jest jedynie po zapoznaniu się z postanowieniami niniejszej Polityki oraz po zaakceptowaniu jej treści poprzez zaznaczenie odpowiedniej rubryki o treści „zapoznałem/am się z Polityką ochrony danych osobowych obowiązującą na platformie zakupowej B2B Mistral”.

II. Przetwarzanie danych osobowych przez FHB, w tym ich pozyskiwanie i przechowywanie

Poniżej opisaliśmy najczęściej występujące działania na danych osobowych Użytkowników w związku
z korzystaniem z Platformy Zakupowej.

1. Dane Konta: Wymagamy podania przez Użytkownika następujących danych osobowych, aby móc świadczyć usługę dostępu do Platformy Zakupowej: (i) imię i nazwisko osoby, dla której założone zostanie Konto na Platformie Zakupowej, (ii) nazwa firmy dla której zakładane jest konto (iii) NIP firmy dla której zakładane jest konto (iv) adres e-mail tej firmy lub osoby oraz (v) nr telefonu tej firmy lub osoby.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy pozyskać inne niezbędne dane Użytkowników np. ze względów rachunkowych lub podatkowych. Dane te mogą zostać pobrane przez FHB z powszechnie dostępnych rejestrów (CEIDG, KRS, bazy internetowej REGON).

2. Transakcje: FHB w ramach Platformy Zakupowej może przetwarzać (na przykład przechowywać, albo analizować) informacje stanowiące dane osobowe Użytkownika, umożliwiające Użytkownikowi składanie zamówień za pośrednictwem Platformy Zakupowej.

3. Kontakt z Użytkownikiem: FHB w ramach Platformy Zakupowej, może gromadzić i w inny sposób przetwarzać (np. przechowywać czy analizować) dane osobowe Użytkowników w celach kontaktowych.

4. Dane gromadzone przez Platformę Zakupową: FHB za pośrednictwem Platformy Zakupowej jest uprawnione do automatycznego pozyskiwania i rejestrowania danych przekazywanych na serwer przez przeglądarki internetowe lub urządzenia Użytkowników. Takie dane mogą obejmować np. cookies oraz adres IP.

III. Wykorzystanie zgromadzonych danych

1. FHB przetwarza (np. zbiera, przechowuje, analizuje itp.) dane osobowe Użytkowników w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

   1. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - gdy jest to niezbędne do realizacji zamówień przez Użytkowników za pośrednictwem Platformy Zakupowej, w tym:

      • umożliwienia FHB świadczenia usługi drogą elektroniczną oraz pełnego korzystania przez Użytkowników z Platformy Zakupowej;

      • zarządzania Kontem;

      • kontaktowania się z Użytkownikami, w tym w celach związanych ze świadczeniem usług za pośrednictwem Platformy Zakupowej, obsługą Użytkownika, poprzez dostępne kanały komunikacji, w szczególności e-mail oraz telefon.

   2. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - gdy obowiązek przetwarzania danych osobowych Użytkowników istnieje na podstawie obowiązujących przepisów prawa, co obejmuje przetwarzanie dla celów podatkowych i rachunkowych.

   3. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - gdy przetwarzamy dane osobowe Użytkowników na podstawie prawnie uzasadnionego interesu FHB, którym jest:

      • prowadzenie marketingu bezpośredniego towarów FHB oraz podmiotów powiązanych z FHB;

      • kontaktowanie się z Użytkownikami, w tym w celach związanych z dozwolonymi działaniami;

      • windykacja należności, prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych;

      • prowadzenie analiz statystycznych;

      • przechowywanie danych dla celów archiwizacyjnych;

      • zapewnienie rozliczalności, tzn. możliwości wykazania, iż: (i) dane osobowe są przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą, (ii) cel przetwarzania danych jest wyraźnie określony, (iii) przetwarzane dane są adekwatne, stosowne i ograniczone tylko co do celów ich przetwarzania, (iv) dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane, (v) dane osobowe są przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo oraz, że przechowywanie danych jest ograniczone do ścisłego minimum niezbędnego do realizacji celów, w których są przetwarzane.

   4. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda Użytkownika, przetwarzamy dane osobowe w celu zapisywania danych w plikach cookies, gromadzenia danych ze stron www i aplikacji mobilnych.

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych, Użytkownik może wycofać w dowolnym momencie w ten sam sposób w jaki ją wyraził. Dane osobowe Uczestnika będziemy przetwarzać dopóki nie wycofasz zgody.

2. FHB jest uprawnione do przechowywania zgromadzonych danych wyłącznie w zakresie realizacji wyżej określonych celów biznesowych.

IV. Uprawnienia Użytkowników w zakresie przetwarzania danych oraz ich realizacja

1. Gwarantujemy Użytkownikom: (i) prawo dostępu do danych i uzyskania kopii danych, (ii) sprostowania oraz usunięcia danych, (iii) ograniczenia ich przetwarzania, (iv) prawa do ich przenoszenia, a także (v) prawa do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Z prawa do sprostowania danych Użytkownik może skorzystać jeśli zauważy, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne.

Z prawa do usunięcia danych Użytkownik może skorzystać jeśli: (i) dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez FHB; (ii) Użytkownik cofnie swoją zgodę na przetwarzanie danych, (iii) Użytkownik zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania danych; (iv) dane Użytkownika będą przetwarzane niezgodnie z prawem.

Z prawa do ograniczenia przetwarzania danych Użytkownik może skorzystać jeżeli: (i) zauważy, że dane są nieprawidłowe – Użytkownik może żądać ograniczenia przetwarzania danych na okres pozwalający FHB sprawdzić prawidłowość tych danych; (ii) dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale Użytkownik nie będzie chciał, aby zostały usunięte.

Z prawa do przeniesienia danych Użytkownik może skorzystać jeśli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody Użytkownika lub umowy zawartej z Użytkownikiem.

2. Prosimy o kontakt, w przypadku wątpliwości odnośnie przetwarzania przez FHB danych osobowych, np. za pomocą adresu e-mail: rodo@fhb.pl

3. Prawo do usunięcia danych nie dotyczy danych przetwarzanych w oparciu o obowiązujące przepisy prawa lub danych przetwarzanych w celu ustalenia, obrony, dochodzenia ewentualnych roszczeń FHB względem Użytkownika.

4. Użytkownik ma prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez FHB danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

V. Udostępnianie danych

1. FHB może przekazać podmiotom powiązanym z FHB dane osobowe Użytkowników wyłącznie za zgodą zainteresowanych Użytkowników albo w oparciu o uzasadniony interes FHB.

2. FHB może współpracować z podmiotami trzecimi (np. dostawcami usług IT, wyspecjalizowanymi dostawcami usług przechowywania danych, usług windykacyjnych) w celu świadczenia FHB usług przez te podmioty. W takim przypadku podmioty te nie są upoważnione do wykorzystywania danych osobowych Użytkowników dla własnych celów (dane zawsze będą przetwarzane w imieniu i na potrzeby FHB), a ich działania podlegają przepisom obowiązującego prawa oraz niniejszej Polityki ochrony prywatności.

Przed przekazaniem danych osobowych podmiotom przetwarzającym dane osobowe Użytkowników na polecenie FHB, FHB zawrze z takim podmiotem stosowną umowę w przedmiocie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

3. FHB może udostępnić dane Użytkowników innym podmiotom (takim jak m.in. firmy realizujące usługi dostawy towarów), gdy jest to niezbędne do wykonania zawartej przez nich umowy, w celu realizacji zamówień składanych na Platformie Zakupowej, co obejmuje w szczególności: (i) przyjęcie zlecenia do realizacji, (ii) zapakowanie przesyłki oraz (iii) dostarczenie przesyłki pod wskazany adres.

W przypadkach wskazanych powyżej, podmioty, którym udostępnione zostaną dane osobowe Użytkowników mogą stać się odrębnymi administratorami ich danych osobowych.

VI. Przekazywanie danych osobowych do państw spoza EOG

Dane osobowe Użytkowników nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

VII. Okres przechowywania danych osobowych

1. FHB będzie przechowywało dane osobowe przez czas wynikający ze stosunku prawnego, który powstał pomiędzy FHB, a Użytkownikiem wskutek złożenia przez Użytkownika zamówienia z wykorzystaniem Platformy Zakupowej lub założenia konta na Platformie Zakupowej bez składania zamówienia, w celach:

1. dochodzenia roszczeń w związku ze złożonym zamówieniem,

2. wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych,

3. zapobiegania nadużyciom i oszustwom,

4. statystycznych i archiwizacyjnych,

maksymalnie przez okres: (i) 6 lat liczonych od zakończenia roku, w którym zostało założone Konto – w przypadku niedokonywania zamówień lub (ii) 6 lat liczonych od zakończenia roku, w którym zostało złożone ostatnie zamówienie.

2. Przechowujemy dane osobowe Użytkowników dla celów marketingowych przez okres posiadania Konta lub do momentu wniesienia przez Użytkownika sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, w zależności od tego, które z tych zdarzeń wystąpi wcześniej.

3. W celu rozliczalności, tj. udowodnienia przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych będziemy przechowywać dane przez okres, w którym FHB zobowiązane jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających, dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

VIII. Zmiana postanowień

W razie konieczności FHB może zmienić postanowienia niniejszej Polityki. Zmiana Polityki wymaga poinformowania Użytkowników oraz uzyskania potwierdzenia o zapoznaniu się ze zmienioną Polityką.

Polityka prywatności do pobrania w pliku pdf - Pobierz